Je kunt op papier een gezonde maand hebben en toch op donderdag te weinig geld hebben om een rekening te betalen. Dat gebeurt vaak wanneer een liquiditeitsprognose de factuurdatum of formele vervaldatum behandelt alsof die hetzelfde is als de werkelijke ontvangst. Voor je winstberekening kan de factuur al meetellen; voor je bankrekening telt alleen het moment waarop het bedrag daadwerkelijk binnenkomt.

De oplossing is geen universele toeslag voor late betalers. Zo’n percentage doet alsof iedere klant hetzelfde betaalt en maakt een overzicht snel schijnprecies. Een betere methode is om per belangrijke factuur drie momenten te noteren: de afgesproken datum, de datum die je waarschijnlijk haalt en een ongunstig maar voorstelbaar scenario. Daarmee zie je niet alleen wat je verwacht, maar ook wanneer je moet ingrijpen.

Waarom een vervaldatum niet genoeg is

Een vervaldatum is een afspraak en een belangrijk startpunt voor opvolging. Het is geen garantie dat het bedrag die dag beschikbaar is. De betaling kan wachten op een interne goedkeuring, een ontbrekende referentie, een discussie over het geleverde werk of een betaalrun die slechts één keer per week plaatsvindt. Bij grotere klanten kan ook het verschil tussen een factuurdatum en een verwerkingsdatum invloed hebben.

Begin je prognose daarom met het banksaldo en de verwachte uitgaande betalingen. Zet ontvangsten er pas naast nadat je hebt vastgelegd waar de onzekerheid zit. Houd omzet, btw en vrij besteedbaar geld apart: een bedrag op een factuur is niet automatisch winst en een ontvangst kan belasting of nog te leveren werk bevatten.

Werk met drie betaaldatums

Maak voor iedere ontvangst die de komende weken verschil maakt één regel. Noteer klant, factuurbedrag, factuurdatum, formele vervaldatum en deze drie scenario’s:

  • Afgesproken: de datum die uit contract, order of factuur volgt.
  • Waarschijnlijk: jouw best onderbouwde verwachting op basis van eerdere betalingen, bevestigde betaalinformatie en de huidige status.
  • Ongunstig: een datum waarop de betaling nog plausibel later komt, zonder een rampscenario te verzinnen.

Geef elk scenario een reden. “Waarschijnlijk op 14 augustus” is nuttiger dan “waarschijnlijk later”. De reden kan zijn dat de klant een betaalrun op vrijdag heeft bevestigd, dat de factuur al is goedgekeurd of dat een ontbrekende bestelreferentie nog wordt aangevuld. Bij het ongunstige scenario schrijf je bijvoorbeeld dat de factuur nog niet is bevestigd. Zo kan iemand anders het overzicht controleren.

Voorbeeld met een factuur

Stel dat een zakelijke klant 4.840 euro inclusief btw moet betalen. De afgesproken datum is 5 augustus. In je normale scenario verwacht je 12 augustus omdat de klant betalingen bundelt. In het ongunstige scenario plan je 26 augustus, omdat de ontvangst nog niet door de contactpersoon is bevestigd. Je prognose krijgt dan drie kolommen, niet één bedrag met een verborgen aanname.

In de afgesproken variant lijkt er ruimte voor een leveranciersbetaling op 7 augustus. In de waarschijnlijke variant ontstaat misschien een tijdelijke krapte. In de ongunstige variant moet je de betaling uitstellen, een klant eerder opvolgen of een andere uitgave verschuiven. Dat is precies de waarde van het model: het geeft je een beslismoment voordat een tekort een verrassing wordt.

Gebruik voor een voorbeeldbedrag geen persoonlijk advies. Bepaal zelf welke reserveringen, belastingen en contractverplichtingen op de ontvangst rusten. De Belastingdienst en je adviseur kunnen helpen bij de fiscale verwerking; de liquiditeitsprognose blijft een kasplanning.

Het maandelijkse controle-ritme

Plan één vast moment per maand om de drie datums te actualiseren. Werk eerst de werkelijk ontvangen facturen af. Noteer daarna welke verwachtingen niet uitkwamen en waarom. Verschuif niet stilletjes alle toekomstige betalingen; laat de oude verwachting staan en voeg een korte verklaring toe. Zo ontdek je of één klant incidenteel vertraagt of dat je structureel te optimistisch plant.

  1. Exporteer openstaande facturen en verwijder posten die al betaald zijn.
  2. Markeer betwiste, nog niet bevestigde en bevestigde facturen apart.
  3. Vul per grote post de drie datums en een eigenaar voor opvolging in.
  4. Bekijk het laagste banksaldo in elk scenario.
  5. Koppel een actie aan een grens, bijvoorbeeld: opvolgen, uitgave verplaatsen of nieuw werk pas starten na bevestigde aanbetaling.

Combineer dit overzicht met het artikel over een plan voor drukke maanden en met de uitleg over drie bufferpotten. Voor de dagelijkse uitvoering helpt ook een eenvoudiger werkproces, zodat opvolging niet alleen in je hoofd zit.

Een prognose hoeft niet exact te voorspellen welke dag geld binnenkomt. Ze moet laten zien welke aannames je gebruikt, waar een tekort kan ontstaan en welke handeling je op tijd kunt nemen. Met drie betaaldatums per belangrijke factuur wordt onzekerheid een bespreekbaar onderdeel van je planning in plaats van een verborgen risico.

Bronnen en afbakening

Voor algemene uitleg over liquiditeitsbegroting en werkkapitaal: KVK over liquiditeitsbegroting en KVK over werkkapitaal. Voor betaalopvolging: KVK over tijdig betalen. Deze pagina is algemene informatie en geen financieel of fiscaal advies.